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Gestão de fornecedores: como fazer a sua com mais inteligência e rapidez

out. 11-2019

Por Midas

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Você já parou pra pensar em quantas escolhas já fez hoje?

Escolheu levantar da cama, escolheu o que ia usar, o que comer no café da manhã, onde estacionar o carro.

Algumas escolhas, como essas, não têm tanto impacto assim na nossa vida. São quase automáticas!

Porém, quando chegamos ao trabalho, nossas escolhas ficam bem mais sérias. Como por exemplo, selecionar um fornecedor essencial para a produção de toda a empresa.

E se você tem dificuldades com esse tipo de decisão, confira agora uma estratégia definitiva pra sempre fazer a escolha certa!

Antes de tudo, ajuste a sua mentalidade

Foi-se o tempo em que um fornecedor era visto só como um prestador de serviços.

Aos poucos, as empresas foram enxergando essa relação de forma mais estratégica. Afinal, a saúde desse casamento impacta diretamente na produção e deságua no caixa da empresa.

Por isso, a relação com um fornecedor precisa ser de parceria, em que um ajuda o outro e todos ganham.

E para “pescar” os verdadeiros parceiros num mar de cotações, você pode aplicar um método bem eficaz: o teste dos 10 Cs. Veja a seguir como fazer:

Aplicando o teste dos 10 Cs

Lá em 1995, Ray Carter, então diretor da DPSS Consultants, escreveu um artigo chamado “Os 7 Cs da avaliação de fornecedores”.

Esses conceitos viralizaram e depois ele completou o texto com mais 3 pontos importantes, totalizando, então, os 10 Cs.

Hoje em dia, eles muito usados numa profissão chamada Procurement, que usa estratégias avançadas na gestão de fornecedores.

E além dos 10 de Carter, tomamos a liberdade de adicionar mais um “C” que achamos muito importante para a segurança fiscal e tributária do seu negócio. Acompanhe:

1. Competência

É óbvio que é importante avaliar se o fornecedor é competente. Se você está comprando daquela empresa, o mínimo que ela precisa te garantir é a entrega do produto, suprindo as suas necessidades.

Como fazer isso: pergunte para os clientes atuais daquele fornecedor o que eles estão achando da parceria até então. Quais são os pontos positivos e negativos desse relacionamento? Também vale sondar antigos clientes e ver por que mudaram de fornecedor.

Mas, lembre-se de aplicar esse método com empresas que têm valores e objetivos parecidos com os seus. Afinal, o que é bom para a gestão de fornecedores dele pode não ser para você, concorda?

2. Capacidade

O fornecedor em potencial consegue resolver os seus problemas? Será que ele pode inclusive “prestar socorro” em caso de emergências?

Como aplicar: avalie os recursos daquele fornecedor. Garanta que ele tenha pessoal, estoque, equipamentos e tecnologia para acompanhar mudanças do mercado, por exemplo.

3. Compromisso

Todo namoro pra virar casamento precisa de uma boa prova de amor, concorda?

Dessa forma, na hora de considerar um fornecedor, confira se ele é comprometido com as empresas que atende e com a qualidade do serviço.

Como verificar: veja se ele tem iniciativas de controle de qualidade. Certificações como ISO 9001 sempre são bons indicadores de compromisso com essas duas coisas.

4. Controle

Será que o fornecedor tem um bom nível de controle sobre seus processos? Ele coloca em prática as medidas necessárias para respeitar datas de entrega e honrar os acordos entre vocês?

Como ter certeza: o jeito é perguntar, observar e cobrar esse controle. Essa é também uma boa questão para abordar na conversa com clientes antigos e atuais, como no item 1.

5. Cash (Dinheiro)

Não é preciso nem dizer que, na gestão de fornecedores, o ideal é sempre escolher parceiros que tenham estabilidade financeira (ainda mais na economia do nosso país).

Afinal, dependendo do produto ou serviço fornecido, o desequilíbrio dele pode causar o seu.

Como saber: dê um Google. Que dados você pode obter (na internet mesmo) sobre esse aspecto do fornecedor? E que provas ele mesmo pode te dar de sua força financeira?

6. Custo

Reparou que até aqui ainda não tínhamos falado de preço?

Carter não colocou o custo no começo da lista por um motivo. Não por que ele não seja importante, mas porque características como compromisso e competência podem impactar a empresa de uma forma mais abrangente.

E da mesma forma que escolher os ingredientes mais baratos nem sempre garante o bolo mais gostoso, escolher o fornecedor só pelo preço nem sempre é a melhor saída.

Como aplicar:  não faça um simples leilão. É claro que é vantajoso ter a melhor oferta, mas considere o custo do produto ou serviço como apenas um dos fatores e não o definitivo.

7. Consistência

A consistência é importante porque, no mundo dos negócios, não dá pra ser imprevisível. Afinal, nós nos planejamos justamente para minimizar custos e melhorar nossos resultados.

Agora imagine ter um fornecedor que emite notas incorretamente, varia a qualidade do produto, atrasa mês sim, mês não, e aumenta os preços quando dá na telha.

Como garantir:  nesses casos, o tempo é o senhor da verdade. Mas você pode verificar quais procedimentos o fornecedor tem para honrar o combinado, além de documentar o padrão de entrega e qualidade a ser respeitado em um SLA.

8. Cultura

Não é verdade que quanto mais afinidade, melhor o relacionamento?

Ou seja, se rola uma identificação entre as empresas e vocês têm culturas e prioridades parecidas, fica mais difícil essa relação entrar em crise.

Como saber: dê uma olhada rápida nas redes sociais e no site do fornecedor em potencial. Descubra: qual mensagem ele quer passar? O que é mais importante para ele? Como ele vê o mundo? Quais são seus valores e objetivos?

9. Clean (Limpeza)

O critério limpeza se refere tanto às atividades sustentáveis quanto à gestão de pessoas do seu fornecedor em potencial.

Ou seja, se ele tem a ficha limpa!

Ele é importante porque relacionar-se com empresas que não respeitam o meio ambiente e são “queimadas” por seus próprios funcionários pode pegar mal pra você.

Como garantir:  veja se ela tem alguma iniciativa socioambiental. Existe algum selo, documento ou postagem nas redes sociais que prove isso? E o que colaboradores e ex-colaboradores têm a dizer sobre a empresa?

10. Comunicação

Não há parceria sem diálogo.

Por isso, um parceiro em potencial precisa ter um canal de comunicação claro e objetivo para vocês se falarem.

E essa é uma via de duas mãos: você também precisa ser disponível. De que outro jeito ele irá te avisar no caso de um atraso na entrega, por exemplo?

Como aplicar:  entenda quem será o seu contato. Ele está disponível em uma situação de emergência? O canal de comunicação se adequa às suas preferências?

Bônus – 11. Compliance

É inegociável ter parceiros que levem suas obrigações fiscais a sério e que estejam em conformidade total com o Fisco.

Como saber:  novamente você pode consultar clientes antigos e atuais. Veja se o fornecedor emite as notas corretamente. Existem inconsistências entre pedido de compra e o XML recebido? Há um grande volume de devoluções?

Importante: Faça sua gestão de fornecedores baseada em KPIs

Você deve ter pensado: se eu for pensar nisso tudo cada vez que procurar um fornecedor, nunca vou fechar com nenhum.

Só que você não precisa aplicar os 10 Cs (agora onze) sempre. Você pode escolher os que mais se adequam à sua realidade, usando-os como filtros.

Assim, você determina com mais inteligência e rapidez quem serve e quem não serve.

Não esqueça de estabelecer e acompanhar indicadores de performance (KPIs) para cada fornecedor, como curva ABC de compras, saving financeiro e lead time.

E documente, para ter máxima visibilidade da parceria e ver o que está funcionando ou não.

Em suma, faça uma boa gestão de fornecedores e tenha um relacionamento duradouro e produtivo. Ou faça escolhas erradas e acabe tendo que pagar o pato.

Gostou de aprender um pouco mais sobre gestão de fornecedores? Se puder, compartilhe o link com seus colegas e nas redes sociais. Até a próxima! : )

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