Inbound de NFS-e: checklist das verificações necessárias

Se você está lendo este conteúdo, é provável que entenda a importância de realizar uma boa checagem durante o inbound de NFS-e.

Essa é uma etapa crítica no gerenciamento de documentos fiscais que pode ter um impacto significativo na conformidade fiscal e financeira da sua empresa.

No entanto, a complexidade das NFS-e e as diversas regras fiscais que as regem tornam o processo de entrada desses documentos um verdadeiro quebra-cabeça.

É por isso que estamos aqui para guiá-lo por um checklist vai te ajudar a simplificar e otimizar esse processo, garantindo que você e toda a sua equipe economizem tempo e recursos, minimizando os riscos fiscais.

Recebendo a nota fiscal de serviço

O primeiro passo do processo de inbound de NFS-e é a recepção da nota. E antes de qualquer coisa, é importante ter em mente quais são os canais de entrada de notas da empresa, para que nenhuma seja esquecida ou perdida.

Seus prestadores enviam a nota através do e-mail? Esta caixa é exclusiva para isso?

É importante ter uma atenção especial nessa etapa, já que, muitas vezes, os documentos caem no spam, ou acabam passando despercebidos no mar de outros e-mails.

Uma alternativa viável para centralizar o recebimento das notas é utilizar um portal exclusivo para que os fornecedores façam o upload das NFS-e. Assim, você consegue gerenciar os documentos em um único local.

Por fim, também é possível optar por soluções inteligentes que capturam a nota fiscal diretamente das prefeituras, reduzindo as chances de envio incorreto ou extravio do documento.

Checando as informações fundamentais do documento

Depois de receber a nota fiscal, o próximo passo é a conferência das informações fundamentais para inserir no sistema de gestão (ERP).

Geralmente, os dados necessários são:

Dados do prestador
Dados do tomador
Número da NFS-e
Data de emissão da nota
Descrição dos serviços
Valor de impostos
Descontos/taxas
Observações
Valor total da nota
Ordem de serviço

Mas vale ressaltar que as informações podem variar de sistema para sistema.

Neste cenário, a conferência manual torna o processo de entrada da nota mais lento, já que as notas fiscais de serviço ainda não têm um padrão definido, e cada prefeitura emite o documento em um layout diferente.

Essa lentidão pode, consequentemente, gerar atraso de pagamento do prestador. Sem contar, que o processo manual sobrecarrega a equipe analista, que poderia executar outras atividades mais estratégicas para o negócio.

A solução para esse problema é utilizar uma ferramenta que automatize o inbound de NFS-e e acelere sua organização fiscal.

Validando os dados de cadastro do prestador

Depois de se certificar que as informações da nota estejam corretas, cheque se o prestador de serviços está cadastrado no banco de dados da sua empresa.

Se o cadastro não foi efetuado antes da contratação, é importante que essa etapa seja concluída antes de realizar o inbound de NFS-e no ERP.

Nesse caso, é preciso analisar não só as informações básicas do parceiro, como também os vínculos que a empresa possui, a situação fiscal e trabalhista daquele CNPJ, Inscrições Estaduais, obrigações trabalhistas, e outros.

Além disso, é extremamente necessário entender se o fornecedor é isento de algum imposto, para evitar o retrabalho na hora de calcular os recolhimentos.

Parece muito trabalho, né? E na verdade é mesmo!

Realizar todas essas validações de forma manual leva horas, e ainda pode ser que algo não saia conforme o esperado.

O ideal nessa situação é contar com o apoio de ferramentas que fiquem responsáveis por checar todas essas informações de forma automática.

Assim, você garante que as informações já cheguem estruturadas e compiladas, torna a validação mais ágil, e ainda evita situações de conflito de interesse ou risco de imagem.

Confira também: Analise os riscos de um CNPJ através de relatórios reputacionais

Calculando os impostos da NFS-e

A NFS-e exige a cobrança de vários impostos como ISS, COFINS, CSLL e ICMS, dependendo do serviço contratado.

Lembrando que, de acordo com a localização da empresa, os valores das alíquotas podem ser diferentes, e isso altera todo o cálculo.

Ou seja, para evitar qualquer situação negativa relacionada ao recolhimento de impostos, é fundamental ter atenção na hora de verificar e calcular essas taxas.

Lançando a nota no ERP e programando o pagamento

Para finalizar o processo de inbound de NFS-e, é preciso verificar se as informações do XML da nota batem com a ordem de serviço inicial e com os dados do fornecedor.

Com todas as verificações e cálculos acima feitos, é hora de fazer o lançamento da nota para o seu ERP, gerando o compromisso financeiro da Nota Fiscal de Serviço e finalmente dando sequência no pagamento.

Nesse caso, é importante ter atenção ao prazo de pagamento, garantindo que ele será cumprido, ou ao menos renegociado com o prestador de serviços.

Até porque, atrasar o pagamento de um parceiro pode gerar consequências desagradáveis para a relação entre vocês. E essa não é a ideia, não é mesmo?

Impactos de uma conferência incorreta no inbound de NFS-e

Já vimos que validar manualmente as informações de uma nota, em meio a tantos documentos de layouts diferentes, pode trazer erros que colocam a empresa em risco de inadimplência ou atraso de pagamento.

Se uma informação passa despercebida e não é registrada corretamente no sistema de gestão, a empresa pode ficar comprometida negativamente as obrigações regulatórias. Sem falar nos riscos de dar entrada em uma nota fria!

Além disso, os erros de conferência durante o inbound de NFS-e podem levar a gastos inesperados ou desnecessários.

Por exemplo, se os tributos não forem calculados corretamente, a empresa pode acabar pagando mais impostos do que o devido.

E, claro, a falta de precisão nos registros financeiros pode levar a uma alocação inadequada de recursos.

Por fim, mas tão importante quanto todos os outros pontos, uma NFS-e mal conferida pode travar os fluxos internos de aprovação e pagamento.

Se as informações estiverem incorretas, o departamento financeiro, ou de contabilidade podem encontrar dificuldades na conciliação de contas e na autorização para pagamento.

Ou seja, a conferência assertiva e eficiente no inbound de NFS-e é fundamental para manter a conformidade fiscal, otimizar processos internos, evitar custos desnecessários e garantir um fluxo de trabalho eficaz da sua empresa.

Como a Midas pode trazer otimização para o seu dia a dia com o ANI

O ANI é a ferramenta da Midas responsável por receber e gerenciar documentos fiscais.

Dentre os canais disponíveis para o inbound de NFS-e estão: captura da nota diretamente na prefeitura, recebimento em caixa de e-mail, ou portal de upload exclusivo.

Após a identificar a chegada do documento, a solução faz uma leitura completa do arquivo, decodificando as informações organizando em um XML estruturado, de acordo com as necessidades do seu ERP.

O ANI processa todas as notas fiscais de serviços do Brasil, independente do layout e município de emissão, entregando informações no padrão Midas, que vai muito além do padrão ABRASF.

Esses e outros recursos poupam a sua preocupação com a possibilidade de dar entrada em uma nota denegada, por exemplo, pois ela será barrada antes mesmo de ser processada.

Além, é claro, de evitar que sua equipe faça pagamento indevido de documentos duplicados.

E não para por aqui, a ferramenta ainda faz:

Centralização no recebimento de XML’s;
Validação automática das informações do prestador de serviços;
Validação automática da ordem de serviço;
Validação de impostos
Antecipação de eventuais divergências;
Padronização os documentos não estruturados;
Redução do tempo de processamento;
Redução de falhas por erros operacionais na escrituração dos documentos;
Garantia de autenticidade das informações;

O ANI te ajuda a dar um fim nas dores de cabeça no momento de realizar o inbound de NFS-e.

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