rotina fiscal

15 maneiras de aumentar a performance da área fiscal

set. 13-2019

Por Midas

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Você sente que a sua rotina fiscal está mais lenta e complicada do que nunca, e que a performance do seu departamento poderia ser melhor?

Não é para menos, já que uma nova pesquisa do Banco Mundial revelou que as empresas brasileiras gastam em média 1.958 horas por ano para dar conta de toda a burocracia tributária.

Sim, isso equivale a quase 3 meses de trabalho ininterrupto apenas para atender às exigências do Fisco.

Pensando nisso, listamos 15 jeitos práticos de você acelerar suas tarefas, usar seu tempo com inteligência e ter muito mais tempo livre. Acompanhe!

1. Planeje toda a sua semana

Toda economia de tempo passa por um bom planejamento.

Por isso, fazer um planejamento das suas tarefas da semana vai preparar não só a ordem delas, mas organizar a sua mente para a hora de executá-las.

Não precisa ser muito detalhado, mas tenha pelo menos um panorama geral das suas obrigações a cada dia, deixando 30% da sua agenda livre para imprevistos e reuniões.

Na sexta-feira, veja se ficou algo para trás e procure encaixar para a próxima semana.

 

2. Aplique a metodologia 5S

De origem japonesa, a metodologia 5S nasceu depois da 2ª Guerra Mundial para garantir a integridade dos processos nas fábricas. Esse método ajudou os produtos japoneses a ganharem competitividade nos mercados internacionais.

Os 5S se dividem em:

 

Seiri: Senso de Utilização: utilizar recursos com bom senso, com foco no equilíbrio.

Seiton: Senso de Organização: deixar tudo mais organizado possível para ser acessado imediatamente.

Seiso: Senso de Limpeza: todos são responsáveis pela organização da empresa.

Seiketsu: Normatização: tornar cotidiano os padrões estabelecidos no Seiri, Seiton e Seiso.

Shitsuke: Autodisciplina: é o compromisso com os processos da metodologia 5S para que a organização se torne um hábito.

 

3. Comece seu dia cedo

A que horas você acordou hoje?

Pode não parecer, mas o dia de trabalho começa muito antes de você chegar no escritório.

Isso porque levantar alguns minutinhos elimina aquela afobação da manhã e faz com que você chegue mais calmo, motivado e criativo e com vontade de enfrentar a jornada.

E para começar bem o dia cedo e cortar relações com o botão soneca, veja a dica seguinte.

 

4. Tenha uma boa noite de sono

Segundo a revista científica Sleep Health, apenas 16 minutos de sono a menos por noite podem fazer uma grande diferença no nosso dia de trabalho.

E quando estamos cansados, trabalhamos sem foco e lentamente. O que significa que estamos sujeitos a não concluir as tarefas, a erros e consequentemente a retrabalhos!

Por isso, à noite, programe seu despertador, coloque o celular longe e leia um livro que você gosta para relaxar e ter um bom descanso.

5. Faça pausas estratégicas

Parece contraditório falar de pausa em um conteúdo sobre acelerar a rotina.

Mas já está comprovado que fazer pequenos intervalos durante a jornada pode aumentar sua produtividade, limpar a mente e consequentemente fazer com que você termine sua tarefa mais rápido.

Uma boa ideia é usar o método Pomodoro, que explicamos a seguir pra você.

 

6. Organize-se com aplicativos

Existem dois aplicativos que podem ser usados em conjunto para dar visibilidade ao seu trabalho e ao mesmo tempo acelerá-lo.

São eles o Trello e o PomoDoneApp.

O Trello é bem conhecido e fácil de usar para delegar e gerenciar cada etapa das tarefas da equipe. Ele deixa bem claro tudo o que está acontecendo.

Já o PomoDoneApp se integra ao Trello para monitorar a prática da técnica Pomodoro (25 minutos de trabalho + pausa de 5 minutos).

Os dois funcionam tanto no computador quanto no celular e são gratuitos.

 

7. Use a tecnologia a seu favor

Falando em tecnologia, já existem soluções específicas para acelerar a rotina fiscal, focadas em automatizar muitos dos processos do dia a dia.

Como por exemplo dar entrada manual das notas no SAP, calcular o imposto e efetivar a entrada de mercadorias. Parece até um sonho, né?

Veja aqui mais razões para automatizar seus processos fiscais o quanto antes.

 

8. Use o método GTD

O método GTD (Getting Things Done – em português Fazer as Coisas Acontecerem) é uma boa maneira manter o controle sobre a sua rotina, permitindo que você foque melhor e tome ações mais assertivas.

Coletar: é o momento de pensar nas suas tarefas semanais e anotá-las.

Processar: analise uma a uma e veja o que merece sua atenção imediata.

Organizar: agrupe as tarefas que demandam ações semelhantes e que podem ser feitas em conjunto.

Planejar: revise sua lista e determine o que deve ser feito para solucionar as tarefas.

Executar: é a hora de botar a mão na massa!

 

9. Não faça mil coisas ao mesmo tempo

É normal que na correria da rotina fiscal, onde o trabalho parece não ter fim, acabarmos fazendo inúmeras coisas ao mesmo tempo.

Mas nem sempre ser multitarefas significa ser produtivo.

A verdade é que ao focar em várias tarefas simultaneamente, corremos o risco de não concluir nenhuma de forma satisfatória.

Além disso, é perigoso deixarmos passar informações essenciais para o SPED, ou não vermos alguma inconsistência nas notas, por exemplo.

Por isso, concentre-se em finalizar uma tarefa de cada vez. Siga para a próxima somente ao terminar a anterior.

 

10. Diga não

Em uma rotina fiscal, que já é tão sobrecarregada, é preciso também aprender a dizer não.

Afinal, se você diz sim a todos os incêndios que aparecem na sua mesa, vai ser consumido pelas “chamas”.

É claro que existem exceções, mas caso você já esteja com muito trabalho e alguém solicite uma nova tarefa, diga “não” educadamente, explicando seus motivos com calma.

11. Tenha um calendário de obrigações

Não é novidade pra ninguém que o Brasil é um país burocrático e que são muitas as obrigações fiscais a serem entregues.

E o que melhor do que um calendário para não perder os prazos?

Ter seu próprio calendário fiscal ajuda a lembrar das datas e a organizar quais informações são necessárias para cada obrigação.

Lógico que temos as federais como EFD-Reinf e Bloco K, mas não podemos esquecer dos tributos municipais e estaduais.

Ao se planejar dessa forma, você economiza tempo e não corre o risco de não atender às exigências do SPED.

 

12. Hierarquize suas tarefas

Você pode, todos os dias, categorizar suas tarefas em:

Tarefas A: São as tarefas urgentes e que você precisa fazer o quanto antes.

Tarefas B: São importantes, mas você ainda tem algum tempo para entregá-las.

Tarefas C: Tarefas rotineiras, que exigem pouco esforço.

Dessa forma, fica mais claro o que mais merece sua atenção e esforço durante a rotina fiscal.

Como em todo trabalho imprevistos acontecem, essas categorias devem ser flexíveis. Uma tarefa B pode se tornar uma tarefa A, e uma tarefa A pode perder a urgência.

Ao mesmo tempo, se naquele dia tudo parece urgente, comece pelas que tem consequências mais impactantes.

 

13. Mantenha-se atualizado

Uma das estatísticas mais assustadoras da área fiscal é que atualmente são editadas cerca de 800 normas por dia no Brasil.

E desde a Constituição de 1988, foram 365 mil edições relacionadas só a matérias tributárias.

É humanamente impossível acompanhar esse ritmo, concorda?

Por isso, a dica é investir seu tempo em estar tão atualizado quanto conseguir. Dessa forma, você evita multas, retrabalhos e erros que podem te custar muito mais horas de trabalho na rotina fiscal.

O site Siga o Fisco é uma boa pedida para você acompanhar as mudanças na legislação em tempo real.

 

14. Organize seu espaço

Olhe ou imagine sua mesa de trabalho nesse momento.

Se você teve a visão bloqueada por pilhas e pilhas de papel, então talvez seja a hora de fazer a famosa “limpa” no que você não está usando mais.

Isso não vale só para papel, mas para objetos, embalagens, pastas.

Afinal, a bagunça ocupa o espaço da sua produtividade, pois você perde tempo procurando aquilo que realmente precisa para executar sua tarefa no meio dela.

15. Tome cuidado com os ladrões de tempo

Quanto tempo por dia você passa nas redes sociais, olhando seus e-mails, navegando em sites de notícias ou no cafezinho?

Esses chamados ladrões de tempo fazem com que a gente perca a concentração, e demore até 20 minutos para recuperá-la.

Ou seja, vamos demorar mais tempo para concluir aquilo que estávamos trabalhando.

Por isso, separe um intervalo para essas atividades e foco no trabalho!

Gostou das dicas pra acelerar sua rotina fiscal? Esperamos mesmo que elas deixem a sua rotina um pouco menos atribulada. Compartilhe com seus colegas no WhatsApp e até mais!

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