5 custos que devem estar no orçamento de implantação do seu ERP

5 custos que devem estar no orçamento de implantação do seu ERP

set. 23-2020

Por Midas

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Nós já conversamos sobre como fazer uma implantação mais rápida do ERP neste blog, o que por consequência, ajuda a melhorar os custos com o processo no geral, certo?

Mas hoje queremos focar em itens que podem ter sido subestimados durante a construção do orçamento e merecem mais atenção por duas razões:

  1. A primeira é que esses valores que não foram considerados devidamente podem descontinuar o processo de implantação, já que os recursos não foram previamente solicitados
  2. A segunda razão é que as partes do projeto de implementação que estão englobadas nesses custos são essenciais para o ERP funcionar de forma ótima e no futuro gerar um bom ROI (retorno de investimento)

Além disso, precisamos lembrar que existe uma variação no investimento dependendo do formato de ERP escolhido.

Essa variação pode ser uma instalação de forma local, ou seja, em cada máquina, ou por meio de assinatura com o modelo SaaS (software como serviço), no qual o acesso é feito via um servidor virtual.

De forma bem-abrangente uma licença de uso pode chegar a R$ 500 por mês. Lembrando que o valor pode variar de acordo com a empresa contratada e as necessidades do seu negócio.

Mas, atenção! Este conteúdo não vai discutir números, a intenção é pontuar itens muito importantes e que devem ser levados em consideração no orçamento desde o início.

Para saber quais são esses custos, continue lendo!

LEIA MAIS: 4 dicas essenciais para fazer a integração de dados no MDM

  1. Treinamento da equipe

Investir em um ERP é algo muito benéfico para a empresa, por isso você deve lembrar que seus trabalhadores terão que aprender uma nova forma de efetivar processos.

Isso quer dizer que não se trata somente do funcionamento de um software e sim de ajudar seus funcionários a entender que, apesar de ser uma grande mudança, ela é valiosa para todos.

Esse valor não deve ser subestimado, porque uma das grandes consequências é uma queda brusca na produtividade da empresa.

Colaboradores sem treinamento ficam perdidos em meio à nova tecnologia e produzem menos. É aqui que um time de manutenção se faz essencial, e isso será tratado no próximo tópico.

Um bom treinamento não serve somente para eliminar dúvidas e ensinar habilidades, mas para deixar os trabalhadores mais confortáveis também em perguntar quando necessário.

  1. Manutenção e consultoria

A sua implementação vai acontecer em fases, e para acompanhar esse processo você precisará de um time que acompanhe a implantação e depois esteja apto a fazer a manutenção do processo.

Esteja preparado para manter esse grupo funcionando durante o tempo que for necessário, ou seja, considere a possibilidade de contratar outras pessoas para seus antigos cargos.

Isso porque o trabalho de implantação é algo contínuo, ele não acaba quando ERP termina de ser instalado, na verdade o trabalho pode até duplicar.

Até mesmo por essa razão a contração de pessoal deve constar no orçamento, independentemente se for para substituir o time de manutenção ou lidar com as novas tarefas.

Para que seu negócio possa seguir após a implementação de maneira um pouco mais autônoma e sem precisar de consultoria constante, é importante que a empresa contratada possa ajudar no processo e auxilie seu pessoal a desenvolver KPIs.

Eles são indicadores-chave de desempenho que farão com que seus colaboradores saibam analisar o status da situação de forma mais independente. Ah, não esqueça: isso também deve fazer parte do treinamento que já foi considerado no orçamento e sobre o qual falamos no item anterior.

Usar os KPIs não quer dizer “nunca precisar de consultoria”, mas pode diminuir a frequência com que ela é necessária.

  1. Integração

O processo de integração costuma aparecer nos custos de implantação, mas geralmente falha em considerar as adaptações que precisam ser feitas para que o ERP seja adequado ao seu negócio e a cada departamento no qual atuará.

Elas podem ser em relação à logística, impostos, planejamento, produção e por serem processos intrínsecos, cabe aqui um período de testes, outro custo a ser levado em consideração.

Os testes devem ser feitos de ponta a ponta e junto com os funcionários responsáveis por cada passo, essa é mais uma forma de deixá-los tranquilos sobre o uso no futuro.

  1. Adaptação de dados

Seus dados vão sofrer alterações para que possam migrar para o ERP e esse passo também precisa estar na lista do seu orçamento.

Por que mesmo que eles estejam atualizados e em bom estado, o ERP tem um formato diferente e será necessário formatar as informações a esse novo padrão.

É aqui que queremos recomendar os serviços da Midas, que vão te ajudar a:

  • Criar uma metodologia para os cadastros (definir abreviações, quantidade de caracteres)
  • Definir fontes de dados, públicas ou privadas, que devem ser consultadas
  • Gerar informações dentro do padrão esperado pelo novo ERP (layout, quebra de palavras, retirada de acentuações, espaços duplos)
  • Gerar comprovantes das consultas para armazenamento, auditoria e fiscalização

E lembre-se, trabalhar com a Midas é usar seu orçamento de forma inteligente e consequentemente, fazer uma migração mais segura.

  1. Atualização de software e dados

Por fim, vamos falar sobre a pós-implantação, período em que você precisa pensar exatamente no nome desse segmento.

Estamos falando de tecnologia e ela sofre constantes mudanças.

Por isso é necessário considerar a atualização do software. Geralmente em um período de 4 a 5 anos seu ERP precisará ser atualizado, por isso é importante já englobar esse custo no orçamento desde o início.

Agora, no quesito atualização de dados a Midas também pode ajudar, já que após fazer parte da adaptação das informações, nós oferecemos algumas opções para mantê-las atualizadas.

A escolha é feita de forma conjunta e pensando no que é melhor para o seu negócio. Você terá algumas opções como:

  • Consultas + Saneamento automatizado para novos cadastros
  • Monitoramento da base completa ou segmentada
  • Módulo SAP para validação de cadastros com pedidos em aberto/contrato
  • Governança de Cadastros

 

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