out. 09-2020
Por Midas
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Aqui você vai aprender tudo sobre conciliação contábil, incluindo um passo a passo e boas práticas para você fazer a sua com tranquilidade e eficiência. Acompanhe!
Por definição, a conciliação contábil é uma checagem minuciosa das movimentações nas contas da empresa. O objetivo é identificar se os lançamentos estão corretos e, caso não estejam, agir para corrigi-los.
Na prática, o responsável (geralmente uma pessoa do setor financeiro ou contábil) vai comparar as informações internas do sistema, dos documentos e do fluxo de caixa com os extratos bancários.
Por que a conciliação contábil é tão importante para a saúde financeira das empresas?
Ao contrário do que algumas pessoas pensam, a conciliação contábil não se trata apenas de apontar erros.
Acontece que erros envolvendo as finanças da empresa são sérios, e caso não sejam corrigidos, ela sai prejudicada em várias esferas.
Mas além de destacar essas correções, a conciliação também funciona como um escudo para o negócio como um todo. Veja abaixo alguns dos benefícios:
Para deixar a tarefa mais simples, podemos ainda dividir a conciliação contábil em três tipos diferentes, mas que têm um objetivo em comum:
Consiste em simplesmente “bater” se todos os lançamentos correspondem ao extrato das contas. Lembre-se também de verificar se tudo continua dentro do planejamento financeiro da empresa e se no extrato constam as tarifas bancárias.
Nada mais é do que a conferência das movimentações de contas a receber (clientes) e contas a pagar (fornecedores). Verificamos se os documentos de faturamento e lançamento em nosso sistema estão de acordo com a razão contábil do cliente ou fornecedor.
Veja também: Como fazer uma gestão de fornecedores inteligente
É a verificação do reflexo das despesas da folha de pagamento na contabilidade.
Sabemos que além dos salários, a folha também envolve o pagamento de impostos, taxas como seguro-desemprego, férias, horas extras e obrigações fiscais.
Com tantas movimentações, é importante verificar se elas estão sendo feitas e registradas adequadamente.
Quando feita da forma correta, ela indica inconsistências como:
Sem uma boa conciliação, a verdade é que a real situação financeira de uma empresa pode ficar mascarada.
E além de todos os benefícios que já falamos, a conciliação dá aos gestores da empresa a clareza necessária para que enxerguem os reais resultados do negócio e tomem decisões importantes como investimentos, contratações e fusões.
Confira a seguir como fazer a sua conciliação do jeito certo!
Antes de começar a conferir os dados, tenha certeza de que você tem tudo o que precisa para a sua análise: planilhas, demonstrativos financeiros, relatórios, contas e documentos.
Dessa forma, você garante que alguma informação importante não fique de fora da conciliação e a comprometa totalmente.
Muitas empresas preferem fazer a conciliação por semestre ou anualmente. Mas o mais recomendado é que você analise as movimentações todo mês.
Além de não sobrecarregar você e a sua equipe verificando uma quantidade acumulada de dados, fazer a conciliação contábil mensalmente evita que os problemas e processos que causam divergências virem uma bola de neve.
Esse é o passo mais importante. Você precisará verificar se constam as mesmas informações nas entradas e saídas, datas, contas e fluxo de caixa.
Exemplo: se em uma planilha você viu um débito de R$ 1.000 na conta X, efetuado no dia 10 de outubro, isso deve constar no extrato da conta e no fluxo de caixa.
Daí a importância de fazer isso mensalmente: quando você tem uma quantidade menor de informações para conferir, consegue fazer o trabalho com mais calma e eficiência.
Se encontrar qualquer erro, faça uma anotação.
É normal que você encontre uma certa quantidade de divergências depois de terminar a sua conciliação, principalmente se esse é um processo novo na sua rotina.
Ao identificar algum erro, é preciso estudar caso a caso.
Se o fluxo de caixa não reflete algum registro no dia correto, por exemplo, você pode recomendar a correção nesse processo interno. Uma ideia é dizer aos colaboradores da sua empresa para documentar as quantias só quando elas realmente entrarem no caixa.
A boa notícia é que, de acordo com a norma ITG 2000 (R1) do Conselho Federal de Contabilidade, também é possível fazer a retificação do lançamento contábil para que a sua escrituração fique correta.
Isso pode ser feito de três formas:
– Retificação por estorno: como o próprio nome já diz, é fazer o lançamento inverso ao incorreto, anulando-o totalmente.
– Retificação por transferência: usada quando uma conta bancária foi creditada erroneamente para transferir o valor para a conta correta.
– Retificação por complementação: é fazer um lançamento que aumenta ou reduz o valor incorreto para que se chegue na quantia adequada.
É importante não só documentar os erros, suas causas e as correções feitas, mas compartilhar a conciliação com a empresa para que as mesmas divergências não voltem a acontecer no próximo fechamento.
Afinal, ela também funciona como um diagnóstico dos processos financeiros, contábeis e fiscais da empresa. Com a conciliação iluminando os gargalos, você e sua equipe sabem exatamente o que fazer para resolvê-los.
Agora que você já conhece a teoria, acompanhe com a gente algumas boas práticas para manter a eficiência da sua conciliação contábil:
Depois de estabelecer o seu cronograma, é importante que você continue seguindo a periodicidade.
A comparação mês a mês, ou trimestre a trimestre, irá revelar a evolução financeira da empresa de uma forma mais clara para você e para os diretores.
É preciso ter um olho treinado para garantir que nada passe batido na hora de conciliar as informações. E mais importante do que só conferir os números, é preciso ter senso crítico e desconfiar de transações fora do comum.
Na conciliação contábil, você inevitavelmente vai analisar muitos documentos, muitos deles fiscais e sem qualquer tipo de padrão. É difícil ser detalhista nesses casos.
Pensando em simplificar também essa rotina, a Midas Solutions desenvolveu o NIX, uma tecnologia que faz o recebimento e tratamento automático de documentos.
A solução se conecta ao seu e-mail e às prefeituras nas quais seus CNPJs estão cadastrados e recebe todas as notas fiscais emitidas contra eles sem que você precise gastar horas procurando pelos comprovantes.
Além disso, o NIX gera um arquivo XML de padrão nacional para que o armazenamento e transferência para o SPED, por exemplo, sejam facilitados.
Dessa forma, com documentos fiscais validados, padronizados e organizados, a sua conciliação fica muito mais simples e segura. Saiba mais sobre o NIX clicando aqui!
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