Saiba como fazer uma conciliação contábil eficiente

Conciliação contábil: aprenda como fazer a sua com eficiência

out. 09-2020

Por Midas

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Aqui você vai aprender tudo sobre conciliação contábil, incluindo um passo a passo e boas práticas para você fazer a sua com tranquilidade e eficiência. Acompanhe!

Afinal, o que é conciliação contábil?

Por definição, a conciliação contábil é uma checagem minuciosa das movimentações nas contas da empresa. O objetivo é identificar se os lançamentos estão corretos e, caso não estejam, agir para corrigi-los.

Na prática, o responsável (geralmente uma pessoa do setor financeiro ou contábil) vai comparar as informações internas do sistema, dos documentos e do fluxo de caixa com os extratos bancários.

Por que a conciliação contábil é tão importante para a saúde financeira das empresas?

Ao contrário do que algumas pessoas pensam, a conciliação contábil não se trata apenas de apontar erros.

Acontece que erros envolvendo as finanças da empresa são sérios, e caso não sejam corrigidos, ela sai prejudicada em várias esferas.

Mas além de destacar essas correções, a conciliação também funciona como um escudo para o negócio como um todo. Veja abaixo alguns dos benefícios:

  • A conciliação dá um panorama real da situação financeira da empresa
  • Ajuda o negócio a passar em auditorias com tranquilidade
  • É uma forma de provar valores, datas e movimentações, caso necessário
  • Gera mais segurança financeira e jurídica para a empresa, pois confirma e protege suas transações
  • Serve como uma ferramenta de monitoramento do fluxo de caixa e balanço patrimonial
  • Contribui para a entrega correta de obrigações fiscais, evitando fiscalizações e multas
  • Consolida processos na empresa e ajuda a prevenir erros recorrentes
  • É essencial para o bom encerramento das demonstrações contábeis

Conheça os tipos de conciliação contábil

Para deixar a tarefa mais simples, podemos ainda dividir a conciliação contábil em três tipos diferentes, mas que têm um objetivo em comum:

Conciliação bancária

Consiste em simplesmente “bater” se todos os lançamentos correspondem ao extrato das contas. Lembre-se também de verificar se tudo continua dentro do planejamento financeiro da empresa e se no extrato constam as tarifas bancárias.

Conciliação de fornecedores e clientes

Nada mais é do que a conferência das movimentações de contas a receber (clientes) e contas a pagar (fornecedores). Verificamos se os documentos de faturamento e lançamento em nosso sistema estão de acordo com a razão contábil do cliente ou fornecedor.

Veja também: Como fazer uma gestão de fornecedores inteligente

Conciliação da folha de pagamento

É a verificação do reflexo das despesas da folha de pagamento na contabilidade.

Sabemos que além dos salários, a folha também envolve o pagamento de impostos, taxas como seguro-desemprego, férias, horas extras e obrigações fiscais.

Com tantas movimentações, é importante verificar se elas estão sendo feitas e registradas adequadamente.

Quais são os erros mais comuns que uma conciliação aponta?

Quando feita da forma correta, ela indica inconsistências como:

  • Lançamentos duplicados
  • Troca de contas bancárias
  • Valores lançados a mais ou a menos
  • Datas divergentes
  • Depósitos não identificados no fluxo de caixa

Sem uma boa conciliação, a verdade é que a real situação financeira de uma empresa pode ficar mascarada.

E além de todos os benefícios que já falamos, a conciliação dá aos gestores da empresa a clareza necessária para que enxerguem os reais resultados do negócio e tomem decisões importantes como investimentos, contratações e fusões.

Confira a seguir como fazer a sua conciliação do jeito certo!

Como fazer uma conciliação contábil: o passo a passo completo

Passo 1: Faça um apanhado de contas bancárias, documentos e dados necessários

Antes de começar a conferir os dados, tenha certeza de que você tem tudo o que precisa para a sua análise: planilhas, demonstrativos financeiros, relatórios, contas e documentos.

Dessa forma, você garante que alguma informação importante não fique de fora da conciliação e a comprometa totalmente.

Passo 2: Determine um período

Muitas empresas preferem fazer a conciliação por semestre ou anualmente. Mas o mais recomendado é que você analise as movimentações todo mês.

Além de não sobrecarregar você e a sua equipe verificando uma quantidade acumulada de dados, fazer a conciliação contábil mensalmente evita que os problemas e processos que causam divergências virem uma bola de neve.

Passo 3: Faça a comparação dos valores

Esse é o passo mais importante. Você precisará verificar se constam as mesmas informações nas entradas e saídas, datas, contas e fluxo de caixa.

Exemplo: se em uma planilha você viu um débito de R$ 1.000 na conta X, efetuado no dia 10 de outubro, isso deve constar no extrato da conta e no fluxo de caixa.

Daí a importância de fazer isso mensalmente: quando você tem uma quantidade menor de informações para conferir, consegue fazer o trabalho com mais calma e eficiência.

Se encontrar qualquer erro, faça uma anotação.

Passo 4: Corrija o que for necessário

É normal que você encontre uma certa quantidade de divergências depois de terminar a sua conciliação, principalmente se esse é um processo novo na sua rotina.

Ao identificar algum erro, é preciso estudar caso a caso.

Se o fluxo de caixa não reflete algum registro no dia correto, por exemplo, você pode recomendar a correção nesse processo interno. Uma ideia é dizer aos colaboradores da sua empresa para documentar as quantias só quando elas realmente entrarem no caixa.

A boa notícia é que, de acordo com a norma ITG 2000 (R1) do Conselho Federal de Contabilidade, também é possível fazer a retificação do lançamento contábil para que a sua escrituração fique correta.

Isso pode ser feito de três formas:

Retificação por estorno: como o próprio nome já diz, é fazer o lançamento inverso ao incorreto, anulando-o totalmente.

Retificação por transferência: usada quando uma conta bancária foi creditada erroneamente para transferir o valor para a conta correta.

Retificação por complementação: é fazer um lançamento que aumenta ou reduz o valor incorreto para que se chegue na quantia adequada.

Passo 5: Documente e compartilhe

É importante não só documentar os erros, suas causas e as correções feitas, mas compartilhar a conciliação com a empresa para que as mesmas divergências não voltem a acontecer no próximo fechamento.

Afinal, ela também funciona como um diagnóstico dos processos financeiros, contábeis e fiscais da empresa. Com a conciliação iluminando os gargalos, você e sua equipe sabem exatamente o que fazer para resolvê-los.

3 dicas para ter uma conciliação contábil sempre eficiente

Agora que você já conhece a teoria, acompanhe com a gente algumas boas práticas para manter a eficiência da sua conciliação contábil:

1. Atenha-se ao cronograma

Depois de estabelecer o seu cronograma, é importante que você continue seguindo a periodicidade.

A comparação mês a mês, ou trimestre a trimestre, irá revelar a evolução financeira da empresa de uma forma mais clara para você e para os diretores.

2. Seja rigoroso e detalhista

É preciso ter um olho treinado para garantir que nada passe batido na hora de conciliar as informações. E mais importante do que só conferir os números, é preciso ter senso crítico e desconfiar de transações fora do comum.

3. Tenha uma tecnologia para te ajudar no processo

Na conciliação contábil, você inevitavelmente vai analisar muitos documentos, muitos deles fiscais e sem qualquer tipo de padrão. É difícil ser detalhista nesses casos.

Pensando em simplificar também essa rotina, a Midas Solutions desenvolveu o NIX, uma tecnologia que faz o recebimento e tratamento automático de documentos.

A solução se conecta ao seu e-mail e às prefeituras nas quais seus CNPJs estão cadastrados e recebe todas as notas fiscais emitidas contra eles sem que você precise gastar horas procurando pelos comprovantes.

Além disso, o NIX gera um arquivo XML de padrão nacional para que o armazenamento e transferência para o SPED, por exemplo, sejam facilitados.

Dessa forma, com documentos fiscais validados, padronizados e organizados, a sua conciliação fica muito mais simples e segura. Saiba mais sobre o NIX clicando aqui!

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