Principais riscos de operar com fornecedores com cadastros inconsistentes

Desde 2011, com a chegada do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), os empreendedores têm um novo desafio: o da escolha correta de fornecedores.

Isso porque, quando uma empresa estabelece relações mercantis com fornecedores com cadastros inconsistentes, ela corre inúmeros riscos.

Um dos principais é a denegação de notas fiscais.

Impactos da denegação

Como o SPED promove um minucioso acompanhamento das informações, quando uma NF-e é denegada, isso pode representar que determinado fornecedor tem pendências fiscais, geralmente pelo não cumprimento de obrigações acessórias previstas na legislação.

Uma vez denegada, é como se a nota tivesse tido validade jurídica, mas o Fisco entende que ela não está apta a proteger a operação a que se refere.

Quando isso acontece, a numeração da nota não pode mais ser utilizada e a empresa fica obrigada a guardar os arquivos XML dela por 10 anos.

Outros riscos de cadastros inconsistentes

Operar com fornecedores inaptos perante a RFB ou inabilitados no Sintegra pode trazer outras dores de cabeça, por exemplo, ocasionar a devolução de créditos de impostos e multas por lançamento de créditos inválidos.

Além disso, trabalhar com parceiros não qualificados pode levá-la a cometer falhas nas obrigações acessórias que também são passíveis de multas e outras sansões legais pelo Fisco.

Os transtornos não param por aí. Um cadastro inconsistente pode impactar na retificação EFD ICMS/IPI, EFD Contribuições e ECD, na validação dos arquivos enviados e na perda de prazo legal para cumprimento das obrigações.

Sem falar nos prejuízos financeiros com processos de denúncia voluntária, custos com corpo jurídico e altas multas, por exemplo.

E tem mais: como todos os arquivos enviados ao SPED são transmitidos via Certificação Digital, a empresa fica vulnerável a ser responsabilizada por eventuais irregularidades cometidas pelo fornecedor não qualificado.

Então, como se proteger?

Assegurando-se de que todos os cadastros de clientes e fornecedores sejam idôneos e estejam aptos a serem lançados no sistema!

A boa notícia é que isso pode ser resolvido com qualificação cadastral. Ela verifica a situação legal de empresas em dezenas de fontes públicas e privadas, nacionais e internacionais, garantindo a aptidão do fornecedor.

Sanear cadastros faz parte desse processo. O saneamento monitora e garante a atualização das informações cadastrais das empresas automaticamente, eliminando informações desnecessárias e padronizando-as para a comunicação com o ERP que você usa.

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E saiba mais sobre o tema em nosso infográfico “5 dicas para melhorar a performance da cadeia de fornecimento”.

 

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