retrabalho no departamento fiscal

Como finalmente acabar com o retrabalho no departamento fiscal

set. 27-2019

Por Rodrigo Sampaio

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Você já se perguntou por que, afinal, existe tanto retrabalho nas áreas que lidam com finanças, tributos e documentos?

A verdade é que o departamento fiscal tem potencial de ser uma fonte de inteligência para as empresas e não de refações.

Então, se você quer aprender como quebrar o ciclo de retrabalhos e fazer a rotina do departamento fiscal fluir é só continuar lendo!

Preze por um ambiente organizado

Não é novidade pra ninguém que o Brasil é um país extremamente burocrático.

Na verdade, o Banco Mundial colocou recentemente o nosso país no topo do ranking da burocracia.

E o reflexo direto disso é que a famigerada papelada ainda é uma realidade de muitos departamentos fiscais em toda a nação.

Por causa do volume de documentos, pode acontecer que bem aquela nota que você precisa se perca em pilhas de papel e você tenha que pedir o cancelamento e uma nova emissão. Complicado!

Mas enquanto a desburocratização não chega, o que você pode fazer para minimizar esse risco é criar um sistema de organização.

Você pode começar organizando os documentos:

  • Separando por mês
  • Classificando por entrada ou saída
  • Identificando-os por formato ou categoria

Não se esqueça de organizar também o ambiente digital. As planilhas, por exemplo, estão caindo de moda por não serem seguras e se desatualizarem rapidamente.

Capacitar e motivar evita o retrabalho

Com uma média de 46 tributos sendo criados a cada dia no Brasil e as mudanças constantes nas exigências do Fisco, a atualização constante se torna essencial para qualquer equipe fazer um bom trabalho.

Isso porque uma equipe que não consegue acompanhar as mudanças da área e adquire vícios está mais propensa a erros.

Por exemplo, quem não estiver a par das novidades no eSocial vai perder prazos importantes.

Por isso, investir na atualização profissional dos colaboradores é uma forma de evitar o retrabalho e quem sabe uma multa bem salgada.

O Instituto de Estudos Tributários tem cursos bem legais sobre as áreas fiscal e tributária pra você considerar. Clique aqui pra conferir.

Fora isso, todo mundo sabe da sobrecarga de trabalho que a área fiscal tem. As notas simplesmente não param de chegar e têm prazo pra sair.

Assim, se torna muito importante motivar os colaboradores para que eles lidem melhor com uma rotina que pode ir de zero a 100 em segundos.

Vale lembrar: o retrabalho também tem um custo emocional pra eles.

Comece proporcionando um ambiente físico confortável, valorize o bom trabalho em público e critique em particular.

Realize auditorias internas periódicas

Vamos falar a verdade: ninguém gosta de passar por uma auditoria.

Mas convenhamos que ela tem lá seus benefícios. Realizar uma auditoria interna é a chance de entender os pontos que estão gerando mais perda de tempo (e dinheiro) no departamento fiscal.

O problema é a conferência das NFS-e? O atraso no pagamento do fornecedor? O cálculo dos impostos?

A auditoria tem o objetivo de corrigir esses erros e prevenir o surgimento de outros que estejam gerando retrabalhos.

E além disso, é melhor você pegar alguma inconsistência do que um fiscal da Receita!

Um outro ponto importante é educar a equipe para não ter medo da auditoria. Ela acontece justamente para que os processos sejam mais sólidos e o mais simples possível para todos.

Diminua a carga de tarefas manuais

Não há como negar que uma boa porcentagem dos retrabalhos acontece por causa de erros humanos.

É normal, afinal, a área fiscal é cheia de processos maçantes e demorados, que envolvem digitar número por número e validar cada dado no olho.

Por isso, a saída é diminuir a quantidade de tarefas desse tipo com a ajuda da tecnologia.

Hoje em dia, já existem ferramentas que automatizam desde o recebimento até a validação e entrada de uma nota no seu ERP. Clique aqui pra conferir uma delas!

Leia também: 15 maneiras práticas de acelerar sua rotina fiscal

Valide tudo antes do envio para o Fisco

Existem 3 passos simples que a equipe pode tomar para cruzar as informações certas e evitar o retrabalho (e as multas) depois que um documento vai para o Fisco. São eles:

✓ Logo no recebimento, checar o XML do fornecedor na SEFAZ

✓ Conferir a NCM e a origem da mercadoria/serviço, a alíquota de tributação dela e o Código de Situação Tributária

✓ Validar no SPED se todas as informações batem antes de enviar.

Lembre-se que cada dígito importa! Só assim você diminui a margem de erro e evita o trabalho de fazer tudo de novo com as informações corretas.

 

Resumindo

– A organização do ambiente contribui para a clareza das atividades.

– Colaboradores atualizados e motivados são menos propensos a errar.

– Faça auditorias internas para identificar as fontes dos erros.

– Use a tecnologia para diminuir falhas humanas.

– Verifique as informações dos documentos antes do envio para o Fisco e entrada no ERP.

Curtiu o conteúdo? Espero que ele ajude você a deixar a rotina do departamento fiscal muito mais simples. Não se esqueça de compartilhar o link nas suas redes sociais e até mais!

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