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Nota fiscal denegada: descubra o que fazer nessa situação

fev. 14-2020

Por Midas

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Se sua empresa trabalha com um alto volume de emissão de notas fiscais, pode ser que você tenha este problema com mais frequência.

O que não quer dizer que as pequenas companhias estão livres desse tipo de situação.

Afinal, a real diferença está entre quem mantém os dados cadastrais de seus clientes atualizados e quem não se preocupa com isso.

Diante disso, no blog de hoje vamos falar sobre notas fiscais denegadas e tudo o que você precisa saber sobre elas, de quando acontece a como prevenir.

Quer saber mais sobre isso e ajudar a evitar um prejuízo na empresa? Então continue lendo!

LEIA MAIS: Como cancelar uma nota fiscal eletrônica? Entenda agora

O que é uma nota fiscal denegada?

O processo começa no preenchimento de uma nota fiscal, de qualquer tipo que seja.

Para que ela tenha valor perante a Secretária da Fazenda do Estado precisa ser autorizada pelo mesmo órgão.

Quando a SEFAZ identifica uma irregularidade fiscal por parte do emitente ou destinatário da nota ela é denegada.

A notificação sobre a denegação só chega quando a nota já está registrada na Secretaria, por isso não existe a possibilidade de reversão, nem de reutilização.

Nesse caso, não pode haver alteração na nota fiscal. Ela fica inválida e não pode ser faturada, pois não foi autorizada pelo governo.

Apesar de invalidada, a nota deve ser registrada e guardada pelo prazo fiscal, ou seja, cinco anos mais o ano vigente.

Quais irregularidades podem causar a denegação?

É sempre bom lembrar que estamos tratando de legislações estaduais.

Então, para evitar qualquer tipo de dúvida, é importante consultar a SEFAZ Estadual, tanto de quem vai receber ou emitir a nota, já que a denegação acontece independentemente da operação ser intra ou interestadual.

Tendo dito isso, algumas irregularidades são consideradas comuns a todos os estados, tanto para emissor quanto para destinatário, como por exemplo:

  • Inscrição Estadual suspensa, cancelada, baixada ou em processo de baixa
  • Cadastro desatualizado
  • Não pagamento de impostos
  • Tentativa de usar o mesmo número da nota fiscal que já foi denegada
  • O destinatário não está autorizado a prestar serviço na UF

Para saber em qual ponta está o problema fique atento à notificação. Ela indica se ele está no emissor, no destinatário ou em relação à numeração da nota.

O que fazer em caso de nota fiscal denegada?

Para resolver o problema é preciso que o lado que está irregular perante o Fisco entre em contato com o SEFAZ para regularizar a situação.

Após esse procedimento é preciso enviar uma nota fiscal autorizada relativa ao serviço ou mercadoria recebida.

Qual a diferença entre nota fiscal denegada e rejeitada?

Um erro comum é confundir uma nota fiscal denegada com uma nota fiscal rejeitada.

A diferença é que uma nota que foi somente rejeitada pode ser corrigida e reenviada, já que não foi registrada na base da SEFAZ.

Ela pode ser rejeitada por motivos diferentes da denegação, por exemplo:

  • Erro no cadastro do destinatário
  • Erro no cálculo da tributação
  • Erro na descrição do produto ou serviço

Dessa forma, quando a nota só é rejeitada é possível usar a mesma numeração.

Como prevenir que a denegação aconteça?

Para não passar por todo o trabalho de consertar uma denegação, você pode armar sua empresa para se prevenir contra essa situação.

E é possível fazer isso através de uma tecnologia que mantém e higieniza seus cadastros em lote, para que você não tenha que conferir CNPJ por CNPJ ou endereço por endereço até encontrar a irregularidade.

A Midas oferece uma solução chamada Consulta Cadastral que faz isso por você. Dessa forma, você tem uma base de dados constantemente atualizada, evitando assim as notas denegadas e o trabalho que elas acarretam.

Com a Consulta você tem:

  • Cadastros atualizados e livres de erros, evitando notas denegadas
  • Uma plataforma de fácil uso e 100% na nuvem, dispensando instalação e manutenção
  • Evitar prejuízos conferindo a situação fiscal de seus parceiros
  • Seu trabalho facilitado através de um portal que permite realizar o próprio cadastro com envio das documentações necessárias, guarda de documentos por tempo indeterminado e aviso automático de mudanças

Agora que você já sabe tudo sobre nota fiscal denegada e como evitá-la, compartilhe este blog com os colegas para eles fazerem parte da missão! Até a próxima!

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