nota fiscal de entrada e XML

Nota Fiscal de Entrada – por que o XML é seu melhor amigo

Imagine esta situação: você é um empresário e está em seu escritório resolvendo problemas do dia a dia quando recebe uma notificação da Receita Federal.

Uma bomba dessas nunca é bom sinal, ainda mais se ao ler o documento você perceber que aquela multa ou punição poderia ter sido evitada com uma melhor organização dos seus documentos fiscais.

É isso que acontece se você não se atenta aos detalhes.

No blog de hoje vamos focar na importância da nota fiscal de entrada e como ela pode ser salva-vidas ou afunda barcos, dependendo da sua atenção com ela.

Continue lendo para saber tudo sobre esse documento e como o arquivo XML faz a diferença na sua gestão.

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 Afinal, o que é a Nota Fiscal de Entrada?

A Nota Fiscal de Entrada é um documento para a comprovação fiscal da movimentação de mercadorias recebidas.

Todas as empresas na condição de contribuintes do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercado e Serviços) devem emitir esse documento.

Caso o remetente não seja contribuinte, o estabelecimento é que fica responsável em emitir a Nota Fiscal de Entrada.

Além disso, micro e pequenas ou enquadradas no Simples Nacional têm como obrigação escriturar no Livro de Registro de Entradas esses documentos fiscais.

 Quando e como emitir

Esse tipo de nota tem dois tipos de emissão. No primeiro caso a empresa que fez a venda fornece a NF-e e quem está recebendo importa o arquivo XML da nota para registro.

No segundo caso, a própria empresa emite a nota comprovando que a mercadoria entrou ou voltou para o estoque.

E no quesito obrigatoriedade, vamos listar abaixo alguns momentos nos quais é mandatório emitir a nota fiscal de entrada:

  1. A empresa compra um produto importado, pois a nota estrangeira não tem valor no Brasil
  2. O produto é arrematado ou adquirido em leilão promovido pelo poder público
  3. A empresa que comprou a mercadoria assume a responsabilidade de retirá-la ou transportá-la
  4. O cliente devolveu a mercadoria e para fazer a devolução ao estoque é preciso emitir a nota fiscal de entrada
  5. Retorno de Industrialização, feito por um profissional avulso ou autônomo
  6. A mercadoria saiu da empresa somente para ser exposta em uma feira ou algo semelhante e vai voltar para o estoque.

 Por que armazenar os arquivos XML salva sua vida

Devido ao formato da Nota Fiscal de Mercadoria e da Nota Fiscal de Serviço ser eletrônico, facilitam muito o armazenamento e agilizam as obrigações fiscais.

E na realidade, o que ficam armazenados são os arquivos XML, documentos utilizados em soluções de automação com todas as informações das notas.

Os benefícios de ter esses documentos à sua disposição dentro de uma solução como o NIX SAP, por exemplo, é poder conferir informações quando achar necessário evitando qualquer detalhe que possa ser prejudicial passe despercebido.

Com o NIX você também pode evitar o lançamento de notas frias contra seu CNPJ, pois ele armazena todas as NFs de Entrada, possibilitando a comparação das informações e identificação do problema.

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