gestão de documentos

6 ferramentas para simplificar a sua gestão de documentos

nov. 29-2019

Por Midas

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Você já demorou horas, dias ou semanas procurando aquele papel importante que simplesmente sumiu da sua mesa?

Por mais que sejamos profissionais organizados, a pura quantidade de documentos que precisamos administrar é sufocante.

Então, se lidar com a papelada está te tomando mais tempo e energia do que o normal, confira 6 ferramentas pra dar um up na sua gestão de documentos!

Atualmente, o que entra na gestão de documentos?

Não é segredo pra ninguém que o Brasil é um país extremamente burocrático.

Isso significa que as empresas são obrigadas a lidar com uma infinidade de documentos no dia a dia, muitos deles sem qualquer tipo de padrão.

Dessa forma, de maneira geral, hoje em dia é preciso fazer a gestão de:

  • Contas de água, luz, telefone, internet
  • Cadastros de colaboradores e clientes
  • Guias de recolhimento de impostos
  • E-mails internos e externos
  • Orçamentos
  • Relatórios
  • Boletos, faturas, notas fiscais e recibos
  • Canhotos de notas fiscais ou CT-es
  • Materiais de marketing
  • Contratos empresariais

Lembrando que a quantidade de documentos é proporcional ao tamanho da empresa. Assim, quanto mais ela cresce, mais tempo você terá que investir no controle deles.

Veja agora 6 ferramentas que facilitam a gestão dessa papelada toda!

1. Assinaturas eletrônicas

A assinatura eletrônica é uma forma de eliminar o tempo e o custo de impressão de papéis e do deslocamento do colaborador.

Isso porque quando um documento envolve assinaturas, é preciso imprimir as vias, entregá-las, assiná-las e rubricar cada página.

Ou seja, isso se torna um problema se algum dos envolvidos não está na empresa.

Isso pode gerar um atraso de dias, semanas e até meses na concretização de um contrato importante, por exemplo.

Já quando se usa a assinatura eletrônica, essa validação pode ser feita rapidamente de qualquer lugar do mundo e sem consumir uma gota de tinta.

Assim, mais do que economizar tempo e dinheiro, a assinatura eletrônica também contribui para tornar a sua empresa mais sustentável.

2. Dropbox

E se todos os documentos naquele arquivo da sua sala coubessem no seu celular?

O Dropbox é uma ferramenta que permite que a empresa migre cada folha de papel para a nuvem, facilitando a organização e o acesso.

Isso significa o fim de mesas com pilhas e pilhas de documentos ao mesmo tempo que cria visibilidade, evitando que você perca algum papel importante e vá parar no “limbo”.

Mas tem um porém: não adianta digitalizar todo o acervo e não adotar uma lógica de organização.

Essa é uma tecnologia que facilita a ordem, mas só vai ajudar se os colaboradores organizarem a si mesmos.

E tem mais: na nuvem, é importante se atentar para outra coisa além da praticidade.

Isso porque com a Lei Geral de Proteção de Dados entrando em vigor, a segurança dos seus arquivos ganha mais relevância.

Assim, por mais que o Dropbox seja um recurso relativamente seguro, é importante que você parametrize o acesso aos documentos que têm informações de pessoas físicas.

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3. NIX

Não é exagero: o desequilíbrio na gestão de documentos fiscais pode até fechar uma empresa.

Afinal, quando não existe um cuidado com isso, a companhia tem que arcar com multas e perde a inteligência contida nas notas, comprovantes e recibos.

Agora, o grande problema é que gerenciar os documentos fiscais é uma tarefa muito lenta e manual, porque envolve conferir cada informação no olho.

O NIX é uma tecnologia que faz todo esse trabalho por você. Ele automatiza o recebimento, padronização e a guarda de qualquer tipo de documento fiscal por 90 dias.

O que não é pouca coisa, dada toda a diversidade e a quantidade de obrigações com o Fisco que toda empresa tem que lidar!

E além de preservar os documentos por 90 dias, o NIX faz o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), que os guarda por 5 anos.

E você já sabe que o governo exige que você mantenha arquivos XMLs exatamente por este período, certo?

Além disso, ele facilita o acesso a esses documentos em caso de uma auditoria ou requisição da Receita Federal. Veja aqui mais sobre essa solução que pode te economizar muitas horas de sono!

4. Google Agenda

Como dissemos no item 2, a organização dos documentos começa com a organização das pessoas.

Assim, uma ferramenta gratuita como o Google Agenda é uma mão na roda para planejar cada tarefa do dia e controlar os prazos relacionados à gestão de documentos.

Também é possível anexar arquivos relacionados a determinadas tarefas e compartilhá-las com outros colegas.

Aliás, essa é uma ferramenta que se conecta ao Dropbox pra simplificar ainda mais o seu dia!

5. Backups

Qual dos dois você acha que é mais violável: uma folha de papel ou um arquivo de computador?

Por mais que hoje existam muitas ameaças à cibersegurança, o documento físico é definitivamente mais suscetível a acidentes e roubos.

E é por isso que fazer frequentemente o backup da papelada em servidores remotos é tão importante.

Aliás, o governo exige que você mantenha a integridade de alguns tipos de documentos fiscais por anos.

O que significa que além de proteger as informações que são relevantes para o negócio, um backup ajuda a preservar a conformidade fiscal e a saúde financeira de toda a empresa.

Veja mais aqui: Os prejuízos de não se fazer backup de informações

6. HDs externos

Mas mesmo que você faça o backup dos documentos nos servidores da empresa, não custa ter uma cópia extra daquelas informações mais importantes.

Fácil de transportar, um HD externo cumpre bem esse papel.

Assim, no caso de invasões, descargas elétricas, incêndios, ou outros acidentes, você tem salvos os documentos essenciais para o funcionamento do negócio.

Que tal botar todas essas dicas em prática?

Como deu pra perceber, a tecnologia já é o braço direito de quem quer simplificar a gestão de documentos.

Ela permite que você os organize e os proteja, sobrando muito mais tempo e energia para focar em tarefas mais estratégicas.

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