Como evitar erros na entrada de documentos fiscais

O mundo vive a era das máquinas inteligentes, a “Quarta Revolução Industrial”, na qual a velocidade, amplitude e profundidade trazidas pela tecnologia ajudam a reduzir o tempo gasto em inúmeras atividades.

O criador do termo, Klaus Schwab, descreve que entre as principais características dessa revolução tecnológica estão as oportunidades que ela representa.

O que isso tem a ver com seu departamento fiscal? Muito! Você só precisa usar os recursos certos em seu favor e já pode começar automatizando os processos de entrada de documentos fiscais.

 Automatização de recebimento fiscal – o que é isso mesmo?

Como já falamos aqui, toda vez que uma compra ou contratação de serviços é realizada, é preciso que alguns documentos registrem a operação, atendendo às obrigações legais impostas pelo Fisco.

“Entrada” é o recebimento e armazenamento dos documentos fiscais gerados pelo fornecedor ou prestador do serviço de frete. Está diretamente ligada à entrada física de uma mercadoria na empresa.

A legislação brasileira determina que tais documentos como a NFS-e, NF-e o CTE precisam ser arquivados em formato XML pelo prazo de cinco anos a partir do ano corrente.

Acontece que no caso da NFS-e os documentos chegam até o departamento em formatos muito variados, que vão desde uma imagem em formato JPEG, um link ou até em PDF.

Eles precisam ser decodificados, analisados um a um, para só assim serem armazenados e esta operação requer um tempo valioso da equipe em atividades que não são o foco do negócio.

Digitar representa um grande esforço, alto custo e são ações susceptíveis a erros, afinal um único campo preenchido por engano representa vulnerabilidade diante de leis tributárias e muita, mas muita dor de cabeça.

 Para otimizar tempo e evitar falhas, aposte na automatização!

A saída é apostar em um software integrado e inteligente que faça a unificação dos dados, a tarefa operacional que precisaria ser feita por várias pessoas.

Delegue para a tecnologia essa tarefa de ler as informações encaminhadas por PDF, Word, TXT, JPEG ou links da base das prefeituras.

Opte por uma solução que faça a leitura plena e confiável das informações necessárias e que padronize todos os layouts das NFS-e, convertendo-os em um XML único, reduzindo dessa forma a vulnerabilidade tributária e simplifique a integração com seu ERP.

Assim você obtém o controle eficaz de todos as notas, gerenciando o recebimento, o tratamento, a validação e a distribuição de todos os documentos fiscais recebidos, independentemente do tipo, formato e origem, não importando se os arquivos chegam por e-mail, ERP, sistemas corporativos, ou ainda, através de outros métodos.

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