DIRF: confira o passo a passo ideal para uma entrega eficiente

DIRF: confira o passo a passo ideal para uma entrega eficiente

dez. 04-2020

Por Midas

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A DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte) é mais uma das obrigações tributárias acessórias que nos causam a impressão de efeito cascata.

Dizemos isso, pois é um documento que reúne informações que já foram enviadas por meio de outras obrigações da empresa e ainda serão repassadas para os funcionários.

Então, vamos detalhar esta situação! A DIRF é responsabilidade da fonte pagadora, que podem ser empresas ou pessoas físicas que fizeram pagamentos com retenção de Imposto de Renda na Fonte.

Já o Imposto de Renda Retido na Fonte é um tributo que a pessoa jurídica é obrigada a reter do beneficiário da renda.

A intenção da DIRF é ajudar o governo a fiscalizar se as empresas estão cumprindo as regras de recolhimento do IR de forma correta.

Isso porque, a declaração da qual estamos falando informa quanto a fonte recolheu de IR sobre o pagamento de seus colaboradores ou outros contratados.

Todo este processo é feito para evitar a sonegação de impostos, já que posteriormente os dados da DIRF e da Declaração do Imposto de Renda da Pessoa Física serão cruzados para checar se existem inconsistências.

Confira abaixo mais detalhes sobre a entrega desta obrigação!

LEIA MAIS: Tudo sobre MDFe: o que é, como emitir, encerrar e cancelar

Quais informações devem aparecer na DIRF?

A declaração conterá uma lista dos beneficiários acompanhados por seus respectivos CPFs ou CNPJs.

Além de constar a soma dos valores pagos em cada mês, mesmo que o pagamento tenha sido feito de forma integral, parcela única, por antecipações de saldo de rendimentos ou pelo respectivo imposto retido.

Detalhando um pouco mais essa consideração, termos que devem ser informados:

  • Os rendimentos pagos a pessoas físicas domiciliadas no Brasil, inclusive isentos e não tributáveis
  • O valor do imposto sobre a renda e/ou contribuições retidas na fonte, assim como rendimentos pagos ou creditados dos beneficiários
  • Os pagamentos, créditos, entregas ou remessas a residentes e domiciliados no exterior, ainda que não tenha ocorrido a retenção do imposto
  • E, por fim, os pagamentos a planos de assistência médica

Caso você não tenha todas as informações necessárias para o envio completo da declaração até a data limite, é melhor fazer o envio incompleto e depois retificar.

Lembrando que o Programa Gerador de Declarações está disponível para download no site da Receita Federal, sendo que todas as empresas precisam de um certificado digital válido para fazer a transmissão, a menos que sejam optantes do Simples Nacional.

Quem está obrigado a transmitir a declaração

É possível pensar em 3 grupos que estão obrigados a entregar a declaração quando focamos em pessoas jurídicas.

Sendo elas as que pagaram ou creditaram rendimentos com retenção do IRRF, mesmo que somente em um mês do ano-calendário, por exemplo:

  • Estabelecimentos matrizes de pessoas jurídicas de direito privado domiciliadas no Brasil, inclusive as imunes ou isentas
  • Pessoas jurídicas de direito público
  • Filiais, sucursais ou representações de pessoas jurídicas com sede no exterior
  • Empresas individuais

Ou inclusive algumas pessoas jurídicas, mesmo que não tenha havido retenção do imposto, como:

  • Órgãos e entidades da administração pública federal que efetuaram pagamento às entidades imunes ou isentas
  • Pessoas jurídicas que efetuaram pagamento, crédito, entrega, emprego ou remessa à pessoa física ou jurídica residente ou domiciliada no exterior
  • E pessoas jurídicas na condição de sócio ostensivo em uma sociedade em conta de participação

Por fim, devem ser declarados, em relação às empresas, os seguintes valores remetidos ao exterior:

  • Aplicações em fundos de investimento de conversão de débitos externos
  • Royalties
  • Serviços técnicos e de assistência técnica
  • Juros e comissões em geral, e juros sobre capital próprio
  • Aplicações financeiras em fundos ou em entidades de investimento coletivo
  • Carteiras de valores mobiliários e mercados de renda fixa ou renda variável
  • Fretes internacionais
  • Previdência complementar e Fapi

Neste momento é importante ressaltar que, assim como as pessoas físicas, as empresas optantes pelo Simples Nacional também estão obrigadas a entregar a DIRF, só é preciso identificar em quais situações você se encaixa.

Prazos e multas

A declaração deve ser transmitida até o último dia útil do mês de fevereiro posterior ao ano-calendário.

Ou seja, para a DIRF 2021, sua empresa tem até o dia 26 de fevereiro de 2022 para entregar a obrigação com as informações referentes ao ano de 2020.

Em caso de atraso, a multa é de 2% ao mês-calendário ou fração sobre o montante de Imposto de Renda informado na declaração.

Sendo que a multa mínima para empresas optantes pelo Simples Nacional é de R$ 200,00 e para o restante dos casos o mínimo é de R$ 500,00.

Então, é importante levar em consideração que existem 5 fases possíveis entre o envio e a aprovação. Elas são:

  1. Em processamento – quando a RFB ainda está avaliando o documento
  2. Rejeitada – quando foram encontrados erros e o documento deve ser retificado
  3. Retificada – quando a declaração foi substituída integralmente
  4. Cancelada – quando a declaração perde todo o seu efeito legal
  5. Aceita – quando a declaração foi aprovada

Fique atento ao status da sua declaração e não deixe para preencher e entregar somente na última hora.

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