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Dicas para livrar sua empresa da duplicidade de dados no cadastro

Seja qual for o ramo do seu negócio ou organização, lidar com dados duplicados no cadastro tem um custo muito alto porque a imprecisão das informações gera análises, relatórios e insights ruins e toma um tempo desnecessário da equipe.

E tem mais um agravante: se você tem uma informação imprecisa, não consegue verificar com exatidão a situação legal das empresas, clientes e fornecedores com quem faz negócio junto ao fisco para evitar problemas com as Notas Fiscais, um risco que você, definitivamente, não precisa ter.

Esse processo de identificação, priorização e junção de dados repetidos pode ser demorado e trabalhoso, mas a Midas Solutions pode ajudar você.

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Separamos algumas dicas importantes para você tomar nota e começar hoje mesmo a melhorar a eficiência operacional, reduzindo o tempo gasto da equipe para corrigir informações imprecisas.

Dica 1- Analise seus dados e defina as prioridades

Não é porque você decidiu investir na melhoria dos processos operacionais que vai negligenciar os dados já existentes no seu banco de dados. Analise-os para verificar as informações que você já tem, determinando prioridades.

Nesta etapa de conhecer onde estão os registros duplicados, algumas perguntas podem ajudar a organizar os dados que você já tem em sua rotina:

  • São necessários recursos de software ou humanos para organizar as informações?
  • Quais ganhos rápidos podem ser obtidos?
  • Terei que fazer algum investimento ou só preciso de recursos para mão de obra?
  • Se positivo, quais projetos exigirão maior orçamento e recursos?

Dica 2- Defina regras de padronização

É muito mais inteligente e funcional padronizar todos os dados no ponto de captura deles do que lidar com a duplicidade depois, concorda?

Padronizando as informações, você ganha precisão logo no início do processo, uma estratégia que ajuda muito na qualidade dos dados e no tempo da equipe.

Implemente as regras e padrões de dados para garantir que novas entradas sejam gerenciadas de forma adequada, evitando a duplicidade e erros ortográficos e/ou caracteres ou campos desnecessários para o cadastro.

Dica 3- Coloque as duas primeiras dicas em prática automatizando

Se você tiver uma ferramenta de consulta todo esse processo se torna automático, com informações saneadas e livres da morosidade de digitação e verificação manual.

A Midas Solutions faz isso para você, verificando os cadastros em mais de 60 fontes públicas e privadas, nacionais e internacionais.

Você recebe apenas as informações necessárias, saneadas e com toda a segurança de ter, entre seus fornecedores e parceiros, apenas os que estão em dia com a idoneidade, sem duplicidade, sem riscos de notas fiscais denegadas  ou penalidades por parte de órgãos como o fisco brasileiro.

Nuvem – O acesso aos dados pode ser feito a qualquer momento da sua operação, de qualquer local do mundo e a qualquer hora, dispensando a necessidade de instalação e manutenção de software.

Conheça aqui a solução de Consulta que vai mudar para melhor a rotina de cadastros na sua empresa.

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