cadastro de materiais

Cadastro de materiais correto evita problemas com o fisco

A burocracia é algo presente em quase tudo no Brasil, cheio de regras, procedimentos e processos que quase sempre atrapalham a evolução e prosseguimento de etapas de tarefas administrativas como o cadastro de materiais, por exemplo.

A sua empresa muito provavelmente recebe materiais e/ou possui um estoque para produção. E a quantidade desses materiais muitas vezes ultrapassa as centenas, chegando até em milhares de produtos que precisam ser cadastrados.

O setor supermercadista, por exemplo, é um dos que mais busca melhorias nesse processo. Afinal, não faz mais sentido que o cadastramento de materiais – tanto de uso do supermercado, quanto para vendas – seja feito de forma passiva e manual.

Por que o cadastro de materiais é importante?

Todo produto recebe uma classificação fiscal e um imposto é instituído sobre ele. Essa classificação se dá por meio do cadastramento do item em seu sistema. A divisão basicamente funciona da seguinte forma: são consideradas uma série de descrições e uma das principais é a classe do objeto. E, caso este cadastramento esteja em desacordo, sua empresa pode ter problemas graves com o fisco.

Esse cadastro incorreto pode gerar incoerências com relação a impostos e valores de notas fiscais de compra. O cadastro correto de materiais garante que todo produto que estiver alocado em sua empresa estará corretamente cadastrado e classificado, sem gerar qualquer divergência com as atribuições fiscais.

Exatamente por isso o cadastro de materiais é um processo tão importante dentro das empresas, em especial aquelas com grandes volumes de estoque interno e de produção como indústrias e o próprio setor supermercadista que já citamos acima. 

 

Por que se preocupar com o Sistema Tributário

O Sistema Tributário Brasileiro aplica impostos e tributos diferentes para cada tipo de produto e serviço. Para saber o real valor da carga tributária que a sua empresa deve pagar ao Estado, todo material precisa ser cadastrado corretamente para evitar desencontros de informações que poderão acarretar em uma alíquota irreal e causar transtornos fiscais para o seu negócio.

E você sabe bem como o Fisco pega pesado com quem está em desacordo com as informações fornecidas. Ninguém quer ficar refém do Fisco, por isso, para a apuração de impostos prosseguir de forma eficiente, você precisa de uma governança de materiais que padronize a descrição dos materiais (PDM) e gere de forma correta o NCM de todo material.

Dentro do cadastro de materiais, o produto sempre recebe um  , que foi instituído pelo Governo Federal para identificar a natureza do objeto e assim facilitar o desenvolvimento do comércio internacional como um todo, já que diversos países do mesmo bloco obedecem uma padronização comercial.

Para você ter uma ideia da importância do NCM, se este código for tabulado de forma errada, pode comprometer um bloco inteiro de Notas Fiscais, gerando descontinuação no processo de compra ou venda e prejuízo financeiro para a sua empresa.

Leia também: O que fazer quando a Nota Fiscal de fornecedores está errada?

 

O que a Governança de Materiais pode fazer na sua empresa

Para ajudar no processo diário de cadastramento de materiais dentro da sua empresa, já existem algumas soluções no mercado que oferecem mais eficiência na governança de materiais da sua empresa como um todo, começando com o cadastramento correto dos produtos fornecidos que agiliza todo o processo até a atividade final.

Uma solução para fazer a governança de materiais precisa, entre todas as funções, tem como foco agilizar o processo de compra do gestor de materiais e, principalmente, dar exatidão na classificação fiscal desses produtos.

E para que o cadastramento dos produtos esteja correto, evitando problemas fiscais para a sua empresa, a solução precisa também oferecer uma padronização de descrição de materiais, função conhecida como PDM. Esta ferramenta cria uma metodologia e categorias para todos os produtos, afim de estruturá-los conforme o nome, tipo, material, cor, dimensão, matéria-prima, entre outros atributos.

Todo esse sistema, que pode ser customizado conforme o cenário de atuação da sua organização, precisa ser idealizado para funcionar de forma integrada com todos os setores, independente do porte da sua empresa.

Agora que você já entendeu que não ter um cadastro de materiais organizado e automatizado pode gerar problemas e por quais razões isso costuma acontecer, é necessário entender melhor seus processos e quais os desafios que os gestores de compras precisam superar no dia a dia dentro da empresa, por exemplo.

O que fica claro, no entanto, é como ter um processo de governança de materiais bem definido pode trazer reduções de custos enormes para empresas dos mais variados tamanhos, além de ganho de produtividade da equipe fiscal e de compras que ficam livres para de fato se dedicarem a pontos importantes como análise de dados relativos às compras e aos documentos fiscais, além de otimizar os processos ainda mais.

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