Como baixar XML em lote? Descubra o melhor jeito aqui

mar. 10-2021

Por Midas

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Fazer a guarda dos arquivos XMLs é obrigatório de acordo com o Fisco, ou seja, durante o período de 5 anos você precisa desses documentos armazenados na sua empresa.

Geralmente, XMLs das notas fiscais eletrônicas relacionadas à sua empresa são solicitadas no início e fim de cada mês pelo próprio setor contábil.

Mas o acesso a eles não é tão fácil. 

Afinal, algumas notas podem se perder ou não serem localizadas pelo próprio beneficiário.

E também é preciso lembrar que a falta de ou qualquer informação incorreta nesses documentos pode gerar multas, então é importante que o download seja feito de forma segura.

Ou seja, é essencial que sua empresa tenha a certeza de que todos os documentos chegaram até o contador e servirão seu propósito perante à SEFAZ.

Porém, outra questão é que independentemente do tamanho da sua empresa, baixar um XML por vez é um processo trabalhoso. Então, otimizar essa tarefa deve ser um dos seus objetivos.

É por isso que no blog de hoje vamos falar sobre formas de fazer o download desses arquivos de maneira prática e fácil.

LEIA TAMBÉM: eFinanceira: entenda tudo sobre essa obrigação acessória

 

Como baixar os XMLs de forma gratuita

Para acessar os arquivos emitidos contra o CNPJ da sua empresa, você pode utilizar o portal da SEFAZ.

O ponto positivo é que você consegue fazer isso gratuitamente. O ponto negativo é que só é possível baixar um arquivo por vez.

De qualquer maneira, é relevante conhecer a ferramenta para emergências ou para o caso da contratação de uma ferramenta que baixe os XMLs em lote para você.

Se for fazer o download do arquivo diretamente pelo site da SEFAZ, você precisa de uma chave de acesso e do certificado digital.

No Portal Nacional da Secretaria da Fazenda, você clica em “Consultar a NF-e Completa”, e ali é inserida a chave de acesso.

Assim que as informações da NF-e forem carregadas no portal, é o momento de selecionar “Download do documento”. 

Importante: o XML só será baixado caso você tenha o certificado digital instalado em sua máquina.

Com o XML já em seu computador o armazenamento fica mais fácil se seu setor fizer o uso de uma solução que além de baixar, guarda o arquivo para você.

E lembre-se: armazenar somente o DANFe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) não é o suficiente, pois ele serve apenas para acompanhamento do frete já que uma das suas informações é a chave de acesso para acessar o XML.

 

Pontos negativos de usar o site da SEFAZ

Como dito anteriormente, o portal da Secretaria da Fazenda não permite baixar XMLs em lote e isso pode ser um obstáculo na sua rotina.

Além tempo investido nessa tarefa:

  • a consulta só é possível com a chave de acesso, impedindo a busca com outros dados
  • o código captcha, que é obrigatório preencher para conseguir dar sequência no download, falha com frequência o que demanda reiniciar o processo, gastando mais tempo
  • os órgãos contábeis não oferecem nenhum tipo de armazenamento para os XMLs e salvá-los em sua máquina os torna suscetíveis a vazamento de dados

 

 

Pontos positivos de baixar XML em lote

Para conseguir otimizar o processo de download dos seus documentos fiscais, é importante investir em uma plataforma segura e automatiza sua rotina.

Uma solução que se conecta tanto ao site da prefeitura onde seu CNPJ está registrado quanto ao seu e-mail para localizar notas que podem ter se perdido.

Outros benefícios são:

  • Otimização de tempo – baixar XML em lote traz agilidade para o seu dia a dia
  • Menos processos manuais – quando você faz o download do arquivo por meio de uma plataforma integrada, as informações do XML já ficam disponíveis no sistema, evitando erros de digitação
  • Segurança no armazenamento – uma solução integrada guarda os documentos fiscais durante o período obrigatório e você tem eles disponíveis a qualquer momento 
  • Organização contábil – com uma ferramenta que automatiza é possível consultar todos os documentos emitidos recebidos de forma rápida

 

Como baixar XML em lote

Com a ajuda da Midas Solutions, você pode ter acesso a uma solução que automatiza a entrada de diversos documentos fiscais, incluindo a NFS-e.

Além de:

  • Fazer a guarda dos documentos durante o período obrigatório
  • Consultar notas que foram emitidas contra o CNPJ da empresa
  • Gerar relatórios personalizados
  • Fazer a integração com o seu ERP

Para saber mais sobre o que a Midas pode fazer pela sua empresa, fale conosco aqui por esse link.

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