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3 erros que devem ser evitados na gestão das Notas Fiscais

jan. 09-2019

Por Midas

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Início de ano é sempre um bom momento para rever práticas da rotina que podem atrapalhar a eficiência no seu departamento fiscal. Por isso, a Midas elencou 3 erros que você deve evitar ao gerenciar as Notas Fiscais do seu.

Neste texto você vai ver também uma dica que vai ajudar a otimizar seu processos, melhorar o tempo desprendido para ações e garantir mais segurança tributária no dia a dia da equipe. Vamos com a gente?

  1. Primeiro grande erro: preencher os dados da nota fiscal incorretamente

É um transtorno enorme. Ao preencher incorretamente os dados de uma NFe, sua empresa terá problemas com o fisco, já que a falta de qualquer informação em um dos campos obrigatórios  impede a autorização do documento.

Outro risco é o cliente não aceitar a nota fiscal e você não conseguir o cancelamento do dela, sem falar na possibilidade de sua empresa ser autuada em uma eventual fiscalização.

A inconsistência de informações e outras irregularidades também podem levar à retenção ou apreensão das mercadorias em postos fiscais durante o transporte, sendo que a liberação nesses casos só acontece após a regularização dos documentos.

Como muitos desses problemas estão relacionados à inclusão de informações erradas ou incompletas no cadastro de clientes e produtos, separamos aqui um texto que vai lhe ajudar nesse aspecto.

  1. Segundo erro: confundir DANFE ou não verificar a validade jurídica do XML

Parece brincadeira, mas ainda há quem confunda DANFE com NFe. Então, só para relembrar:

  • A Nota Fiscal Eletrônica é o documento digital emitido e armazenado em formato eletrônico.
  • DANFE é o Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica, uma representação simplificada (física) dela. Ele não possui valor fiscal e por isso não precisa ser arquivado.

Já o XML é o arquivo de registro da NFe. Seu layout é padrão em todo o Brasil e obedece a regras fiscais vigentes no país. O arquivo XML depende de programas (aplicativos/softwares) específicos para ser lido.

É a verificação segura dessas informações do DANFE que assegura que a nota tenha validade jurídica, evitando inclusive fraudes.

Portanto, fique atento à duas informações de segurança muito importantes nesse processo:

Assinatura digital: que acontece na transmissão do arquivo por meio do certificado digital e permite identificar a autenticidade da empresa que emitiu a NFe.

E o protocolo de autorização: que comprova que a Secretaria da Fazenda autorizou a emissão da nota.

  1. Terceiro erro: insistir em processos manuais de arquivamento

Um bug de sistema ou ataque digital pode acontecer e pronto! Além de levar muito tempo da equipe, se você insistir em gerenciar seus arquivos de notas fiscais manualmente e os perder, pode ser abocanhado pelo leão.

Afinal, segundo a legislação brasileira, a NFe deve ser armazenada pelo prazo estabelecido na legislação tributária (arts. 173 e 174 do Código Tributário Nacional), devendo ser disponibilizada para o fisco quando solicitado.

Por isso, uma grande dica da Midas Solutions para você melhorar a gestão das suas notas fiscais é apostar no armazenamento da NFe utilizando softwares especializados à gestão desses documentos.

Ao automatizar, você consegue ter todos as suas notas fiscais em uma única plataforma, com todos os campos verificados, decodificados e ao alcance da mão pelo tempo determinado pela legislação.

Clique aqui para conhecer uma solução da Midas que além de tudo isso, fará com que sua equipe ganhe até 80 horas por mês em produtividade.

Até a próxima!

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